Als rechterhand van de bestuurder ben je een nauwe vertrouweling en ondersteuner. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van diverse taken en het bieden van uitgebreide ondersteuning om zo de efficiëntie en effectiviteit van de praktijk te garanderen.

Agendabeheer

• beheren en plannen van de agenda van de bestuurder.
• coördineren van afspraken, vergaderingen en evenementen.
• prioriteren van taken en zorgen voor een optimale tijdsindeling.

Boekhouding

• controle op facturen + uploaden
• betalingen uitvoeren
• voorbereiding verzorgen voor het boekhoudkantoor

HR

• bijhouden van prestaties, verlof, ziekte, …
• voorbereiden en assisteren bij de aanwerving van nieuwe collega’s

Communicatie en correspondentie

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie zoals e-mails, brieven en telefoongesprekken.
• verzorgen van heldere en effectieve communicatie namens de bestuurder.

Dossiers en documentatie

• beheren van vertrouwelijke en belangrijke documenten, rapporten en dossiers.
• zorgen voor een georganiseerde en toegankelijke archivering van informatie.

Ondersteuning bij besluitvorming

• verzamelen en analyseren van relevante informatie ter ondersteuning van de besluitvorming van de bestuurder.
• voorbereiden van presentaties, rapporten en andere materialen voor vergaderingen

Projectcoördinatie

• assisteren bij het beheren en coördineren van specifieke projecten en initiatieven.
• bewaken van de voortgang, opvolgen van actiepunten en rapportering aan de bestuurder.

Vertrouwelijkheid en discretie

• handhaven van de hoogste mate van vertrouwelijkheid en discretie met betrekking tot gevoelige informatie en aangelegenheden verbonden aan de praktijk.

Relatiebeheer

• onderhouden van goede relaties met interne en externe belanghebbenden

Profiel

• idealiter reeds ervaring in bovenvermeld takenpakket
• vlotte organisatorische vaardigheden
• zelfredzaam
• pro-activiteit
• integer
• professionele communicatie op verschillende niveaus

Aanbod

• contract van onbepaalde duur bij opstart
• 4/5 regime
• de mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende uren
• aantrekkelijk brutomaandloon aangevuld met extra legale voordelen

Klopt voor jou dit plaatje?

Solliciteer snel en stel je kandidaat bij Virtus Select – 051626759 – liezelot@virtusselect.be