Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor het coördineren van diverse taken en het bieden van ondersteuning om zo de efficiëntie en effectiviteit van de praktijk te garanderen. 

Gedurende je inwerkperiode leer je alle aspecten van de praktijk kennen, stap per stap, in combinatie met een basispakket van taken. Gaandeweg komt het tot het volwaardig takenpakket. In deze periode is een dagelijkse briefing aan de bestuurder wenselijk. Noodzakelijk is het handhaven van de hoogste mate van vertrouwelijkheid en discretie met betrekking tot gevoelige informatie en aangelegenheden verbonden aan de praktijk.

Takenpakket

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor de collega’s en externe partners
• afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie zoals e-mails, brieven en telefoongesprekken
• beheren van vertrouwelijke en belangrijke documenten, rapporten en dossiers
• zorgen voor een georganiseerde en toegankelijke archivering van informatie
• voorbereiden van presentaties voor vergaderingen & opmaak van de rapporten
• bewaken van de voortgang en opvolging van actiepunten volgend uit de vergaderingen
• verzorgen van heldere en effectieve communicatie namens de bestuurder
• controle op facturen + uploaden
• betalingen uitvoeren
• voorbereiding verzorgen voor het boekhoudkantoor
• bijhouden van prestaties, verlof, ziekte, …
• voorbereiden en assisteren bij de aanwerving van nieuwe collega’s
• beheren en plannen van de agenda van de bestuurder  
• prioriteren van taken en zorgen voor een optimale tijdsindeling
• coördineren van afspraken, vergaderingen en evenementen
• verzamelen en analyseren van relevante informatie ter ondersteuning van de besluitvorming van de bestuurder vb. onderzoek ideaal stockbeheersysteem
• assisteren bij het beheren en coördineren van specifieke projecten
• onderhouden van goede relaties met collega’s en externe partners

Profiel

• idealiter reeds ervaring in bovenvermeld takenpakket
• vlotte organisatorische vaardigheden
• zelfredzaam maar de durf om vragen te stellen bij nood
• pro-activiteit
• integer
• professionele communicatie op verschillende niveaus

Aanbod

• contract van onbepaalde duur bij opstart
• 3/5 regime met de mogelijkheid om door te groeien tot fulltime indien gewenst
• glijdende uren
• aantrekkelijk brutomaandloon
• bedrijfswagen met tankkaart
• maaltijdcheques
• hospitalisatieverzekering

Klopt voor jou dit plaatje? 

Solliciteer snel en stel je kandidaat bij Virtus Select – 051626759 – liezelot@virtusselect.be